programmare un incontro sembra impossibile? #adessonews

Che c’azzecca la classica riunione di lavoro, online o in presenza, con la trasformazione di acqua in ghiaccio se la temperatura cala (o se preferite, in vapore se si arriva ai classici 100 gradi)? Alla fine, anche quando organizziamo un meeting, si arriva ad un punto e ad un numero in cui appare un’opera oltre le umane capacità riunire gli invitati intorno ad un tavolo. Come è praticamente impossibile frenare la transizione di fase fisica di un elemento.

In un mondo che sempre di più vede le persone discutere di planning, budget e organizzazioni di eventi, a volte ci si rende conto che l’incontro delle menti rischia di diventare impossibile. Perché le agende sono inconciliabili, nonostante tutta la buona volontà. E mettere d’accordo i partecipanti su una data ed un’ora diventa un problema insormontabile.

Eppure… eppure anche questa problematica può diventare un argomento di studio per chi si occupa di analisi e matematica. Tanto da definire una sorta di “numero limite” oltre il quale non si dovrebbe pensare di sincronizzare le agende per un incontro. A proporre un sistema complesso in termini di calcolo (ma poi praticamente attuabile nel momento in cui si deve mettere mano agli appuntamenti combinati per raggiungere tutti i possibili partecipanti o almeno una gran parte di essi) è un’originale studio apparso su European Physical Journal B.

La ricerca è stata condotta dagli esperti della Case Western Reserve University e fa toccare con mano l’immane difficoltà che può incontrare chi vorrebbe organizzata un meeting, ben oltre i classici sondaggi doodle, come ha rivelato in una nota della stessa Università uno degli autori, Harsh Mathur. Lo studio è stato realizzato assieme a Katherine Brown, dell’Hamilton College, e Onuttom Narayan, dell’Università della California di Santa Cruz.

Prima regola aurea del meeting ideale: più aumentano i potenziali partecipanti, tanto più le possibilità di programmare calano. Si tratta di una realtà intuibile, che nel lavoro viene però spiegata attraverso modelli matematici che tengono conto di tre diversi parametri: il numero dei partecipanti, la varietà dei possibili orari della riunione, il numero di volte in cui un partecipante non è disponibile causa agenda affollata.

E allora? Allora divertiamoci a fare un semplice (si fa per dire) calcolo quando dobbiamo organizzare un incontro di lavoro tra persone. Il numero ideale dei partecipanti, per inserire il meeting nelle agende, non dovrebbe superare i cinque invitati. Se si oltrepassa questa soglia, considerando ovviamente una disponibilità costante di chi deve partecipare, i rischi di fare un buco nell’acqua crescono progressivamente. Secondo Mathur si tratta di una prova davvero importante. E anche se non ce ne rendiamo conto, sincronizzare le agende può diventare un’impresa, tanto da far segnalare allo studioso come possa essere considerato “alla pari di alcuni dei grandi problemi dell’informatica”.

Insomma, la “scienza delle agende” esisterebbe. E segue regole ferree. Tanto che quanto più tende a crescere la probabilità che un partecipante rifiuti un orario di riunione proposto, tanto più c’è il rischio di vedere le probabilità di successo di iniziare un meeting calare drasticamente. Quasi di colpo. Così nasce l’analogia con la fisica. Mathur segnala che ci si trova di fronte a qualcosa di simile a quella che viene definita “transizione di fase”.

Ovviamente, anche se viene da sorridere, le formule ipotizzate per spiegare l’adesione o meno ad un appuntamento di gruppo possono essere applicate non solo al lavoro, ma a tante altre realtà, a partire dai momenti in cui è necessario trovare la quadra. Ad esempio per definire i contorni di una relazione, fino al punto di ottenere una sintesi in chiave politica. E allora? Allora se ci si affida alla matematica l’accordo tra molti diventa una sorta di chimera. Che va comunque raggiunta. Magari tenendo presente matematica e  fisica, per trovare il giusto “punto di fusione” per ogni gruppo.