Chi è l’institore: definizione e ruolo #adessonews

L’institore è una figura chiave nel mondo delle imprese commerciali. Si tratta di un soggetto che, su delega dell’imprenditore, assume poteri rilevanti nella gestione di specifiche attività dell’impresa, svolgendo funzioni essenziali. Vediamo nel dettaglio chi è l’institore, quali sono le sue responsabilità e i suoi poteri, e quali sono le differenze con altre figure similari.

Che cos’è l’institore?

L’institore, secondo l’articolo 2203 del Codice Civile, è colui che viene preposto dal titolare all’esercizio di un’impresa commerciale o di un suo ramo. La nomina può riguardare sia l’intera azienda sia una parte specifica, come una sede secondaria o un ramo d’impresa.

L’institore, dunque, è un vero e proprio alter ego dell’imprenditore. Si tratta comunque di un lavoratore subordinato con qualifica di dirigente, il quale opera al vertice dell’impresa in forza di un atto di preposizione dell’imprenditore. In questo caso, l’institore dipende solo dall’imprenditore e solo a lui deve rendere conto del suo operato.

Le principali funzioni dell’institore includono:

• La gestione operativa di settori specifici dell’impresa;
• Il potere di compiere atti in nome e per conto dell’imprenditore;
• La rappresentanza sostanziale e processuale dell’impresa in determinate circostanze.

L’institore è un diretto collaboratore dell’imprenditore. Svolge, infatti, funzioni di gestione dell’attività di impresa, in particolare di una sede secondaria o un ramo di impresa.

Oltre ai poteri gestionali, gli institori sono automaticamente investiti del potere di vincolare direttamente l’imprenditore. Tale potere di rappresentanza non si fonda, quindi, sulla presenza di una valida procura ma è l’effetto naturale della collocazione dell’ausiliario nell’impresa ad opera dell’imprenditore.

Poteri

L’institore è dotato di ampi poteri di gestione. Può compiere, in nome dell’imprenditore, tutti gli atti necessari per il funzionamento dell’impresa, tranne quelli che esulano dall’attività ordinaria (come la vendita o l’affitto dell’azienda stessa), se non è stato specificamente autorizzato. Inoltre, ha il potere di rappresentanza processuale, potendo agire sia come attore sia come convenuto nei procedimenti legali che riguardano la sua attività.

A tal proposito, l’art. 2204 al secondo comma c.c., stabilisce che tale figura può stare nel processo sia come attore sia come convenuto per le obbligazioni che dipendono da atti compiuti nell’esercizio dell’impresa alla quale è preposto. Quindi, è dotato di rappresentanza processuale, non soltanto per gli atti compiuti da lui ma anche per gli atti posti in essere direttamente dall’imprenditore.

Responsabilità

La disciplina della responsabilità dell’institore si basa sul principio della contemplatio domini, ossia deve rendere edotto il soggetto con cui entra in contatto che compie atti in nome altrui. In particolare, l’art. 2208 c.c. in cui si legge che:

L’institore deve dunque render noto al terzo che tratta per il preponente. Laddove non proceda in tal senso, è personalmente responsabile per gli atti compiuti. L’imprenditore, tuttavia, non risulta liberato da eventuali oneri. In tal caso, infatti saranno entrambi responsabili, se le obbligazioni sono assunte in favore dell’impresa.

Compenso

L’institore ha diritto ad un compenso base, che viene determinato in base ai seguenti fattori: 

• I minimi contrattuali (il che vuol dire la retribuzione minima stabilita nella contrattazione);
• Le indennità di contingenza;
• Gli scatti di anzianità (che sono valutati all’interno del proprio contratto collettivo di categoria e corrisposti al traguardo di una determinata anzianità di servizio presso l’azienda);
• L’elemento distinto della retribuzione (cd: EDR) che è una somma di 10,33 euro lordi per 13 mensilità.

Obblighi legali e iscrizione nel registro delle imprese

L’institore ha l’obbligo di iscriversi nel Registro delle Imprese e di tenere le scritture contabili, affiancando così l’imprenditore nel rispetto degli obblighi legali. In caso di fallimento dell’impresa, l’institore potrebbe rispondere penalmente per atti compiuti nell’esercizio delle sue funzioni.

Esempi pratici della nomina di un istitore per un’impresa

Di seguito, alcuni esempi pratici di nomina dell’institore, che illustrano come questa figura può essere utilizzata nelle diverse tipologie di imprese e settori:

Institore di una filiale bancaria

Un’importante banca nazionale decide di aprire una nuova filiale in un’altra città. L’amministratore delegato della banca nomina un institore per gestire operativamente la filiale. L’institore, in questo caso, avrà poteri di rappresentanza e gestione per tutte le operazioni della filiale, come la concessione di prestiti, la gestione dei conti correnti e l’assunzione di nuovo personale. Tuttavia, non potrà, senza specifica autorizzazione, prendere decisioni che riguardano l’intera banca, come la vendita di asset strategici.

Institore di un negozio in franchising

Una catena di negozi di abbigliamento con sede centrale a Milano decide di aprire nuovi punti vendita in diverse città. Per ogni negozio, viene nominato un institore che gestisce tutte le operazioni quotidiane: gestione dello staff, ordini di merce, rapporti con i fornitori e promozioni locali. Il titolare del negozio resta il franchisor, mentre l’institore è responsabile solo del singolo punto vendita, con autonomia limitata alle decisioni operative quotidiane.

Institore di una società di consulenza

Una società di consulenza legale con sede principale a Roma decide di aprire una sede a Firenze. La nomina dell’institore prevede che il responsabile della nuova sede abbia il potere di rappresentare la società a livello locale, assumere personale e gestire i clienti della zona. Tuttavia, decisioni strategiche, come l’apertura di nuove sedi o fusioni con altre società, restano sotto il controllo diretto dei soci fondatori della sede centrale.

Institore in un’azienda di logistica

In un’azienda di logistica, l’institore viene nominato per gestire una delle divisioni operative legate alla gestione dei magazzini. Questo institore ha il compito di organizzare lo stoccaggio delle merci, i turni del personale e l’interazione con i fornitori. Anche se ha autonomia operativa, non può stipulare contratti di fornitura con nuovi clienti senza l’approvazione della direzione generale.

Procedura di nomina dell’institore

La nomina dell’institore è disciplinata dal Codice Civile e, benché la legge offra un quadro generale, ogni impresa può prevedere procedure interne specifiche, soprattutto in base alla propria organizzazione aziendale e alla normativa interna. Vediamo, passo per passo, come avviene la nomina e quali sono i passaggi successivi.

La fase di nomina

L’institore è nominato dall’imprenditore o dal suo legale rappresentante. In una società di capitali, ad esempio, è l’amministratore o il consiglio di amministrazione che ha il potere di nominare un institore, senza necessità di una delibera assembleare, salvo diverse previsioni statutarie.

Nella maggior parte dei casi, la nomina dell’institore può essere fatta direttamente dall’amministratore delegato o dal consiglio di amministrazione dell’impresa, senza la necessità di una convocazione assembleare. Tuttavia, è sempre opportuno verificare lo statuto o gli atti costitutivi della società, poiché in alcune circostanze particolari o in imprese di grandi dimensioni, lo statuto potrebbe richiedere l’approvazione dell’assemblea dei soci.

La procura institoria

La procura institoria è un atto giuridico con cui l’imprenditore conferisce all’institore il potere di rappresentanza per la gestione dell’impresa o di un suo ramo specifico. Si tratta di uno strumento formale che consente all’institore di compiere atti giuridici in nome e per conto dell’imprenditore, legittimandolo a operare nel contesto aziendale con poteri anche molto ampi, a seconda delle necessità dell’impresa.

Una procura institoria tipica può includere le seguenti informazioni:

• Nome e dati dell’institore;
• Descrizione dei poteri conferiti (es. firma di contratti, gestione finanziaria, rapporti con i fornitori, ecc.);
• Eventuali limitazioni: Atti che non possono essere compiuti dall’institore senza autorizzazione specifica dell’imprenditore (es. vendita di beni immobili, cessione dell’azienda, ecc.);
• Durata della procura, se è prevista una scadenza o è a tempo indeterminato;
• Responsabilità dell’institore per atti compiuti nell’esercizio della sua funzione.

Modalità di conferimento dell’incarico

La nomina dell’institore, sebbene possa essere verbale, per prassi aziendale e per garantire maggiore certezza nelle relazioni con i terzi, viene formalizzata tramite un atto scritto, noto come procura institoria.

La procura deve specificare chiaramente:

• I poteri conferiti all’institore;
• La sfera di competenza dell’institore (se è preposto a un ramo d’azienda o all’intera impresa);
• Eventuali limitazioni dei poteri rispetto a determinati atti (ad esempio, l’institore non può vendere o affittare l’azienda senza una specifica autorizzazione).

Iscrizione al Registro delle Imprese

Dopo la nomina, è necessario provvedere all’iscrizione dell’institore nel Registro delle Imprese, in quanto il Codice Civile (art. 2206 c.c.) prevede tale obbligo. Questa iscrizione rende la nomina e i poteri dell’institore opponibili ai terzi, garantendo trasparenza e certezza nei rapporti giuridici e commerciali.

Passaggi per l’iscrizione:

1. Compilazione del modulo di iscrizione: La società deve presentare un modulo specifico presso la Camera di Commercio competente. Nel modulo vanno indicati:
   • I dati dell’institore (nome, cognome, codice fiscale, ecc.);
   • La tipologia di incarico (preposizione generale o parziale);
   • L’impresa o il ramo d’impresa per il quale è nominato;
   • I poteri conferiti con la procura;
2. Documentazione: Bisogna allegare la documentazione relativa alla nomina (la procura institoria) e l’atto di nomina. La procura non deve necessariamente avere forma notarile, ma è consigliabile che sia scritta per ragioni probatorie;
3. Tempistica: La richiesta di iscrizione deve essere presentata entro 30 giorni dalla nomina. L’iscrizione ha effetto dal giorno della sua pubblicazione nel Registro delle Imprese;
4. Opponibilità ai terzi: L’iscrizione al Registro delle Imprese è essenziale affinché la nomina e i poteri dell’institore siano legalmente validi e opponibili ai terzi. In assenza di iscrizione, l’institore potrebbe non essere riconosciuto come rappresentante dell’impresa nelle transazioni con soggetti esterni.

Revoca o modifica dei poteri

La procura institoria può essere modificata o revocata in qualsiasi momento dall’imprenditore o dall’amministratore delegato. La revoca deve anch’essa essere registrata presso il Registro delle Imprese per essere efficace nei confronti dei terzi. Nel caso di modifica dei poteri dell’institore, si procede con un nuovo atto di nomina e un’ulteriore iscrizione.

Riepilogo della procedura

L’imprenditore e i suoi collaboratori

L’imprenditore, nell’esercizio dell’attività di impresa, può essere coadiuvato da molteplici figura, costituenti suoi collaboratori. L’institore è uno di questi soggetti, che svolge l’attività di impresa per conto dell’imprenditore. Oltre a predetta figura, l’imprenditore può avvalersi di altri ausiliari. In genere, si ritiene che le principali categorie, oltre l’institore, sono il procuratore e il commesso.

Sia all’institore che al procuratore sono attribuiti ruoli centrali all’interno dell’attività di impresa. In particolare, agli stessi sono devoluti importanti poteri di gestione a amministrazione. Sono, infatti, dei ruoli che garantiscono una importante posizione strategica nell’ambito dell’attività di impresa.

Nel linguaggio comune si tende a confondere l’institore ed il procuratore in quanto, l’institore, viene spesso chiamato anche “procuratore generale” o “direttore generale” ed il procuratore viene chiamato comunemente “direttore”.

Invece, le due figure assumono un ruolo tendenzialmente differente. I procuratori sono legati all’impresa da un rapporto di lavoro continuato. Essi, infatti, hanno il potere di compiere per l’imprenditore gli atti pertinenti all’esercizio dell’impresa. Sono, dunque, degli ausiliari diretti e subordinati. In un’ipotetica gerarchia di impresa, questi sono subordinati all’institore stesso.

La terza figura, invece, è quella dei commessi, che trovano espressa definizione nel codice civile stesso. L’art. 2210 del codice civile, infatti, dispone che la figura dei commessi. Questi possono compiere gli atti che ordinariamente comporta la specie delle operazioni di cui sono incaricati, fatta eccezione per le limitazioni contenute nell’atto di conferimento della rappresentanza.

Le differenze tra institore, procuratore e commensale

Institore vs procuratore

L’institore viene spesso confuso con il procuratore, ma le due figure hanno ruoli distinti. Mentre l’institore ha un potere decisionale e di gestione che può riguardare l’intera impresa o un ramo di essa, il procuratore ha poteri più limitati e circoscritti a specifiche aree operative.

Institore vs commesso

Il commesso, invece, è un ausiliario subordinato incaricato di compiti esecutivi, senza il potere decisionale e di rappresentanza conferito all’institore.

Tabella di riepilogo

Conclusioni

L’institore è una figura essenziale nella gestione delle imprese, con poteri di ampia portata che ne fanno il rappresentante operativo dell’imprenditore. Per gli imprenditori che intendono delegare responsabilità gestionali, è fondamentale comprendere appieno il ruolo e le implicazioni legali di questa figura.

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